Thị trường hàng hóa
Để có thể dễ dàng chuyển từ trang này sang trang khác, cũng như thay đổi hiệu ứng hoạt ảnh của mỗi trang, người thuyết trình cần phải nắm rõ lệnh của máy tính và thực tế có không ít lệnh tùy chọn. Nếu chưa từng sử dụng Power Point (PP), diễn giả nên luyện tập ngay lúc này với những tùy chọn khác nhau và quyết định chọn tính năng phù hợp. Về sau, diễn giả hãy áp dụng nó trong toàn bộ bài thuyết trình.
Nếu là người có kinh nghiệm thuyết trình với PP, diễn giả chắc hẳn đã quá quen thuộc với những lệnh tùy chọn. Tuy nhiên, diễn giả cũng cần chuẩn bị cho trường hợp quên câu lệnh. Khi đó, việc viết các câu lệnh quan trọng nhất lên một trang giấy là điều cần thiết.
Thuyết trình với các phương tiện trợ giúp về hình ảnh trở nên đặc biệt quan trọng khi sử dụng PP. Nếu chưa nắm rõ câu lệnh cơ bản hoặc lúng túng khi sử dụng công cụ, diễn giả rất dễ đánh mất độ tin cậy và sự tập trung của người nghe.
Khi tập trung thuyết trình với PP, người thuyết trình đừng nhấp chuột một cách ngẫu nhiên và đừng nói gấp. Thay vào đó, diễn giả phải có ‘ý đồ rõ ràng’, nắm rõ thời điểm muốn slide xuất hiện và biến mất. Tốt hơn hết, người thuyết trình nên ghi chú phần nói của mình bằng những ký hiệu nhắc nhở bản thân khi nào thì chiếu một slide hoặc thực hiện một hiệu ứng hoạt ảnh và khi nào thì đưa hiệu ứng ra khỏi màn hình.
Thông thường, hành động chiếu slide diễn ra khi vấn đề trong slide đang được đề cập tới ở bài diễn thuyết. Người nói trình bày từng slide vào đúng thời điểm và cài đặt thời gian để các hiệu ứng hoạt ảnh xuất hiện đúng vào lúc họ đang nói về điểm liên quan.
Ngoài ra, để phối hợp các trang trình bày ăn khớp với phần nói, diễn giả phải chú ý khi tập cách giao tiếp với khán giả bằng ánh mắt. Điều này rất quan trọng trong bất kỳ bài thuyết trình nào. Dẫu vậy, việc giao tiếp bằng ánh mắt có thể coi là khó khăn bởi người nói còn phải để tâm đến thiết bị hỗ trợ phần mềm PP trong suốt bài thuyết trình. Khi luyện tập thuyết trình, người nói tập làm quen với chuột và bàn phím cho đến khi thành thạo, không mất nhiều thời gian để nhìn lên, nhìn xuống giữa máy tính và slide chiếu.
Diễn giả cũng cần giữ sự tập trung khi trình bày bài thuyết trình để không phải quay lại ngước lên màn hình. Bên cạnh đó, người nói có thể kiểm tra những gì hiện lên màn hình bằng cách liếc nhanh qua máy tính mỗi khi chuyển slide.
Nhìn chung, ‘practice makes perfect’ – càng luyện tập nhiều, diễn giả càng có kinh nghiệm và sự tự tin khi thuyết trình với PP. Kể cả khi slide không thiết kế đẹp, diễn giả vẫn có thể gây ấn tượng với người nghe bằng màn thuyết trình cuốn hút và hiệu quả.
Cũng như các phương tiện hình ảnh khác, diễn giả muốn các slide trình bày chỉ được nhìn thấy khi thảo luận về chúng. Để làm được điều này, người nói cần thêm vào giữa các slide một slide trống khi cần thiết.
Thực tế cho thấy bất cứ khi nào một hình ảnh được hiển thị, có ít nhất một bộ phận thính giả dồn sự chú ý đến nó hơn là những gì diễn giả đang nói. Việc sử dụng các slide trống được xem như một cách ngăn điều này xảy ra.
Việc thêm một slide trống vào cuối bài thuyết trình cũng là một ý tưởng hay. Làm như vậy sẽ đảm bảo được slide mang nội dung trước đó không còn hiển thị qua máy chiếu khi diễn giả kết thúc phần thảo luận về nó.
Dù trong bất kỳ trường hợp thuận lợi nào, diễn giả cũng nên luyện tập thuyết trình ít nhất một lần trong khán phòng. Việc luyện tập tiến hành với một máy tính, chuột và máy chiếu mà diễn giả sẽ sử dụng trong buổi diễn thuyết. Trong trường hợp không được phép vào khán phòng trước ngày thuyết trình, diễn giả nên đến sớm, khoảng một tiếng trước giờ thuyết trình. Ngoài ra, hầu hết những diễn giả có kinh nghiệm đều sớm thu xếp để có một kỹ thuật viên và người đó có thể xử lý bất kỳ trục trặc trong buổi thuyết trình.
Việc tưởng tượng ra bối cảnh thuyết trình là điều nên làm. Người nói cần nghĩ đến vị trí đặt thiết bị.
Nếu diễn giả sử dụng một máy chiếu xách tay, nên sắp xếp một cái bàn hoặc bục để đặt máy tính, chuột và các ghi chú. Tùy thuộc vào cách bố trí của căn phòng mà người nói có thể phải sắp xếp lại ghế ngồi, hay vị trí của máy chiếu và màn hình, để đảm bảo mọi người có tầm nhìn thuận lợi với slide.
Ánh sáng đóng vai trò quan trọng, cụ thể là việc kiểm tra xem máy chiếu có đủ độ sáng để chế ngự ánh sáng đèn điện không. Nếu không, người nói hãy cố gắng làm giảm ánh sáng tối đa ở nơi gần màn hình, trong khi phía dưới căn phòng vẫn đáp ứng đủ độ sáng cơ bản. Giả sử công tắc ở quá xa, không tiện cho diễn giả, họ có thể bố trí một người trợ giúp khâu bật/tắt và điều chỉnh ánh sáng của phòng.
Kể cả khi tập luyện và chuẩn bị kỹ lưỡng, diễn giả vẫn có thể gặp sự cố kỹ thuật. Ngạn ngữ có câu: “Buổi diễn phải được tiếp tục”. Đó là lý do người nói luôn cần chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng.
Trước hết, người thuyết trình nên tự làm ra và mang theo các tờ trình chiếu (overhead transparency) để sử dụng thay cho các slide PP. Khó khăn hơn, nếu đồng thời không thể sử dụng PP lẫn tờ trình chiếu, diễn giả có thể linh hoạt bằng cách photo các tờ trình chiếu của mình và phân phát cho khán thính giả. Như vậy phương án dự phòng trở nên tương đối hiệu quả, người nghe có hình ảnh hình dung và người nói cũng có tư liệu để trình bày.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
