Thị trường hàng hóa

  • Vàng 1,755.00 +9.40 +0.54%
  • XAU/USD 1,754.68 -0.70 -0.04%
  • Bạc 21.480 +0.113 +0.53%
  • Đồng 3.6175 -0.0005 -0.01%
  • Platin 989.60 -7.20 -0.72%
  • Paladi 1,849.00 -26.90 -1.43%
  • Dầu Thô WTI 76.55 -1.39 -1.78%
  • Dầu Brent 83.91 -1.43 -1.68%
  • Khí Tự nhiên 6.802 -0.506 -6.92%
  • Dầu Nhiên liệu 3.2740 -0.0853 -2.54%
  • Xăng RBOB 2.3597 -0.1147 -4.64%
  • Dầu khí London 899.00 -22.25 -2.42%
  • Nhôm 2,365.50 -2.00 -0.08%
  • Kẽm 2,929.00 +11.00 +0.38%
  • Ni-ken 25,594.00 -506.00 -1.94%
  • Copper 7,989.00 -52.00 -0.65%
  • Lúa mì Hoa Kỳ 771.50 -22.00 -2.77%
  • Thóc 18.130 +0.120 +0.67%
  • Bắp Hoa Kỳ 667.25 +4.00 +0.60%
  • Đậu nành Hoa Kỳ 1,434.00 +4.00 +0.28%
  • Dầu Đậu nành Hoa Kỳ 71.65 +0.21 +0.29%
  • Khô Đậu nành Hoa Kỳ 406.40 -1.00 -0.25%
  • Cotton Hoa Kỳ loại 2 80.16 -2.74 -3.31%
  • Ca Cao Hoa Kỳ 2,473.00 +29.00 +1.19%
  • Cà phê Hoa Kỳ loại C 164.40 +1.65 +1.01%
  • Cà phê London 1,857.00 +15.00 +0.81%
  • Đường Hoa Kỳ loại 11 19.31 -0.24 -1.23%
  • Nước Cam 210.35 +3.95 +1.91%
  • Bê 153.07 -0.28 -0.18%
  • Heo nạc 83.78 -0.17 -0.20%
  • Bê đực non 178.85 -2.83 -1.55%
  • Gỗ 422.30 -9.70 -2.25%
  • Yến mạch 390.50 -4.25 -1.08%
15:03 07/07/2022

"Bỏ túi" 5 lưu ý chuẩn bị tham dự một cuộc họp

Mọi người thường quên đề cập đến tầm quan trọng của các cuộc họp. Đã có không ít lần bạn ngượng ngùng khi tham gia các cuộc họp, trao đổi công việc lại hiệu quả hơn qua vài cuộc điện thoại, trao đổi email...Dưới đây là những điều cần lưu ý giúp bạn tự tin khi chuẩn bị tham dự một cuộc họp.

Nghiên cứu kỹ nội dung

Cuộc họp đôi khi là nơi để đưa ra những quyết định có tầm ảnh hưởng tới công việc tương lai của bạn, là nơi xây dựng các mối quan hệ và là nơi mang lại cơ hội để bạn tạo ấn tượng với người khác, để người khác lắng nghe quan điểm của bạn và để bạn tìm hiểu suy nghĩ của người khác. Do vậy, sự chuẩn bị là điều cần thiết để đảm bảo bạn có thể tận dụng tối đa cơ hội của mình.

Ảnh minh hoạ 

Hãy đọc trước bất kì tài liệu nào và ghi lại những vấn đề bạn cần làm rõ và chỉ ra những việc bạn muốn làm. Đối với các cuộc thảo luận quan trọng và phức tạp, bạn có thể lắng nghe ý kiến của người khác để giúp bạn hình thành quan điểm của riêng mình và biết được ai đó có thể hỗ trợ mình. 

Tạo dấu ấn trong cuộc họp 

Khi tham gia một cuộc họp, hãy cố ngồi gần những người có khả năng ủng hộ quan điểm của bạn, chỗ ngồi lý tưởng nhất là ở giữa thay vì ở cuối. Trong khi họp, một điều quan trọng khác là tìm cơ hội để phát biểu. Nếu bạn lo lắng về việc trình bày quan điểm của mình, hãy làm quen với việc nghe giọng nói của bạn bằng cách đưa ra những nhận xét ngắn để ủng hộ người khác. Một câu nói rõ ràng, chắc chắn: “Tôi đồng ý với quan điểm đó” sẽ khiến bạn được chú ý. Ngoài ra, hãy đặt các câu hỏi để làm rõ những gì còn thắc mắc, điều này sẽ khiến bạn có vẻ quan tâm tới vấn đề đó. Thử soạn trước một số điểm cần nêu và trình bày chúng trong cuộc thảo luận, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn thực hiện việc này trong bối cảnh cuộc thảo luận. Bạn cũng nên cẩn thận, đừng nói quá nhiều, hãy để người khác biết đến bạn như một người có quan điểm tốt thay vì luôn miệng nói.  

Chú ý đến biểu hiện của mình trong cuộc họp 

Khi phát biểu tại cuộc họp, bạn hãy hỏi mọi người tham dự rằng “Tôi có làm tốt công việc của mình trong cuộc họp hay không?” hay  “Tôi có nói đủ to và rõ ràng không?”, “Tôi có ngắt lời người khác chỉ khi cần thiết không?”...Điều này đồng nghĩa với việc khiến mọi người ấn tượng rằng bạn thực sự trân trọng đến sự có mặt, ý kiến và quan điểm của mọi người trong cuộc họp. 

Ghi chép thông tin cuộc họp

Mọi cuộc họp cần phải có biên bản, ngay cả khi chúng chỉ là những ghi chú đơn giản về việc những ai đã đồng ý nhận nhiệm vụ gì. Đối với những cuộc họp thường xuyên, chẳng hạn như cuộc họp nhân viên hoặc cuộc họp hội đồng, biên bản rất hữu ích bởi chúng giúp củng cố tầm quan trọng của cuộc họp. 

Ghi biên bản cuộc họp 

Ảnh minh hoạ 

Nếu bạn được phân công ghi biên bản, hãy hỏi rõ hình thức biên bản cần ghi với chủ toạ. Đối với một số cuộc họp, điều quan trọng là phải biết những ai đã phát biểu điều gì. Trong trường hợp đó, bạn nên cần có bảng tên trước mỗi thành viên tham dự. Tuy nhiên, đối với hầu hết các cuộc họp, điểm mấu chốt là ghi lại những diễn biến, quyết định, nhiệm vụ của mỗi người và thời hạn hoàn thành. Nếu chủ tọa không tổng kết những gì đã được thống nhất ở cuối cuộc họp, hãy hỏi họ để làm rõ từng chi tiết. Cần hoàn thành biên bản ngay sau cuộc họp, khi diễn biến vẫn còn hiện rõ trong đầu bạn. Cố gắng ghi biên bản xúc tích nhất có thể, không được cắt gọt những quyết định đã được thống nhất. 

Bảng kiểm tra tiến độ hoàn thành 

Khi tham dự một cuộc họp, nếu không phải là người ghi biên bản hoặc không phải người thuyết trình bạn hãy cố gắng thiết lập biên bản chính thức của cuộc họp cho riêng mình. Việc này để đảm bảo rằng bạn nắm được “chủ đề” của cuộc họp, thời gian và nơi diễn ra, những gì bạn biểu quyết hoặc có ý kiến được ghi chính xác trong biên bản cuộc họp hoặc ghi chú được tất cả điểm thảo luận phát sinh trong cuộc họp. Đặc biệt, nó sẽ giúp bạn có đánh dấu những điểm chủ chốt và nhiệm vụ được phân công tại cuộc họp. 

Chuẩn bị thiết bị kết nối cuộc họp cẩn thận

Ảnh minh hoạ

Nếu cuộc họp được tổ chức online hãy chuẩn bị thiết bị kết nối cuộc họp cẩn thận. Bạn sẽ không thể bắt đầu cuộc họp nếu thiếu những thiết bị kết nối quan trọng này. Đó chính là màn hình chiếu, laptop kết nối wifi, loa, mic…Rất nhiều cuộc họp đã kéo dài trong vô vọng bởi sự ảnh hưởng của thiết bị thu phát. Công nghệ bạn sử dụng cần phù hợp với văn phòng của mình. Đồng thời, bạn cần internet ổn định. Do đó, hãy kiểm tra mạng wifi của mình trước khi bắt đầu và có ít nhất một tài khoản 3G như phương án dự phòng wifi hư giữa đường. 

Dù cuộc họp diễn ra dưới hình thức nào, bạn cũng cần có sự chuẩn bị chu đáo và quan tâm đúng mức. Có như vậy, cuộc họp offline hay online mới hiệu quả và đúng với mục tiêu của tổ chức. 

 

Đọc thêm

Xem thêm