Thị trường hàng hóa
Trong phần lớn trường hợp, sự tù mù không rõ ràng chính là khởi đầu của tất cả những dấu hiệu tiêu cực trong doanh nghiệp, điển hình như việc phát sinh những mâu thuẫn hay hiểu nhầm. Chuẩn hóa về khái niệm và quy trình sẽ giúp tư duy công việc mạch lạc. Đó là khởi đầu của mọi sự tiến bộ và phát triển.
Quy trình đối với doanh nghiệp cũng giống như cuộc sống cần tiêu chuẩn và nguyên tắc. Nguyên tắc và tiêu chuẩn giúp mỗi cá nhân trong xã hội trở nên chuẩn mực hơn và hướng tới các giá trị tốt đẹp. Chuẩn mực trong các doanh nghiệp chính là việc xây dựng tính nhất quán khi thực hiện quy trình. Các chuẩn mực tạo nên sự chuyên nghiệp và đối với các doanh nghiệp, sự chuyên nghiệp chính là sự khởi đầu của phát triển.
Chẳng hạn như với quy trình quản lý chất lượng ISO. Tiêu chuẩn ISO là công cụ để tạo thuận lợi và giá trị gia tăng cho thương mại quốc tế, giúp cho các tổ chức áp dụng đạt được niềm tin từ đối tác và người tiêu dùng hoặc điều kiện để gia nhập chuỗi cung ứng toàn cầu. Trong thời kỳ hội nhập toàn cầu, ISO được coi là “giấy thông hành”, thể hiện vị thế của doanh nghiệp. Không có vị thế, doanh nghiệp rất khó tồn tại và phát triển.
Theo ông Trevor Purdey, Giám đốc Chất lượng tại Vietnam Outsourcing PTE LTD, đa phần doanh nghiệp hiện nay hướng đến quy trình quản lý chất lượng như ISO. Tuy nhiên, vấn đề là doanh nghiệp thực hiện đúng ISO hay chỉ xây dựng một cách hình thức.
Mặc dù các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế, nhưng rất nhiều doanh nghiệp lúng túng khi tiếp cận với ISO và không biết nên bắt đầu từ đâu. Không chỉ với ISO, các quy trình cải tiến như 5S hay Kaizen cũng khiến nhiều doanh nghiệp sớm “nản chí” khi thực hiện trong thực tế.
5S, ISO, Kaizen được biết đến là những công cụ cơ bản nhất trong quản lý giúp xây dựng quy trình hiệu quả, nhưng đa phần chúng không được nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng và phương thức áp dụng trong thực tiễn. Tuy là những kiến thức cơ bản song những công cụ này đặc biệt hữu ích, có tính nền tảng. Chỉ khi có nền tảng vững chắc, doanh nghiệp mới có thể chinh phục những mục tiêu và tầm cao mới.
Bảng hệ thống mô phỏng sau sẽ giúp các doanh nghiệp nhìn nhận rõ hơn về khái niệm và tư duy xây dựng quy trình.
.png)
Xây dựng quy trình cho doanh nghiệp đã khó, việc đưa vào thực tế và duy trì còn khó khăn hơn rất nhiều. Tuy nhiên, “phép màu” nằm ở tính duy trì. Các doanh nghiệp cần kiên trì và thực hiện điều chỉnh quy trình phù hợp liên tục.
Nhiều doanh nghiệp nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình, có chiến lược rõ ràng trong việc xây dựng quy trình cũng như đưa quy trình đến với toàn bộ nhân viên thì vẫn nhận được sự thờ ơ trong thực tiễn. Nguyên nhân căn bản nằm ở lý do "5 không".
Không nhất quán: Mặc dù nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình, nhưng việc triển khai không nhất quán, không có tính bắt buộc hay không đào tạo thực hiện quy trình. Khi có sự cố xảy ra, doanh nghiệp không có đánh giá cụ thể để rút kinh nghiệm hoặc chỉ đưa ra các đánh giá cảm tính.
Không biết: Công ty có quá nhiều quy trình, sự chồng chéo khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc nhận diện quy trình nào cần thực hiện trong một thời điểm xác định. Chồng chéo về quy trình cùng với áp lực hiệu suất công việc khiến nhiều nhân viên cảm thấy mệt mỏi, chán nản.
Không thấy có ích: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup, cho rằng các quy trình làm mất thời gian của họ. Thậm chí quy trình tạo nên gánh nặng khi phải làm việc và tư duy theo trình tự cố hữu. Lý do này cũng không quá khó hiểu, bởi quy trình chứa nhiều thông tin, do đó việc xây dựng hay cập nhật quy trình mất nhiều thời gian trong khi quỹ thời gian có hạn với khối lượng công việc không thể giảm bớt.
Không tin: Quy trình không hoàn toàn mang lại những tích cực. Nếu quy trình chưa phù hợp hay có quá nhiều thay đổi, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều sự cố và dẫn đến việc giảm sút niềm tin để duy trì thực hiện các quy trình đó.
Không cần ghi chú: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất, khi những nhân viên hay thậm chí lãnh đạo phụ thuộc vào trí nhớ mà không cần ghi chép. Điều này có thể đúng với những tác vụ lặp đi lặp lại nhiều, đơn giản, nhưng sẽ không phù hợp với một quy trình chuẩn mực. Sự chủ quan này dẫn đến hạn chế trong việc thực hiện các quy trình đổi mới liên tục như Kaizen.
.png)
Để giải quyết vấn đề từ gốc, doanh nghiệp cần thông qua 5 nhóm giải pháp chính.
Tập trung, sâu sát, làm gương: Thực hiện trao đổi, góp ý thường xuyên về chính sách, thủ tục dưới “con mắt” của quy trình.
Phân loại, phân cấp và trực quan hóa: Quy trình không chỉ từ trên xuống mà còn là từ dưới lên, thậm chí phải thực hiện từ dưới lên nhiều hơn. Lưu ý này rất quan trọng bởi nhân viên khi được trân trọng và lắng nghe sẽ thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện công việc. Tuy nhiên, các doanh nghiệp SME nên tập trung vào các quy trình liên phòng ban nhiều hơn.
Cá nhân hóa quy trình: Quy trình là công cụ phục vụ, do đó phải làm cho quy trình có tính thuận tiện. Không thuận tiện thì không thực hiện quy trình đó. Tuy nhiên, khi đã có xác định đúng đắn, cần thực hiện quy trình một cách nhất quán, tuyệt đối không thỏa hiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần cá nhân hóa việc thực hiện quy trình để tạo cho các cá nhân cảm thấy họ đang được nhận được lợi ích cụ thể.
Xây dựng công cụ giao tiếp: Các sự cố trong quá trình vận hành là điều không tránh khỏi. Do đó các doanh nghiệp cần phải có SOP (quy trình thao tác chuẩn) của riêng mình thông qua việc ghi nhận ý kiến đóng góp và các cuộc họp để thống nhất quy trình.
Luôn có công cụ ghi chú: Không nên phụ thuộc vào trí nhớ. Nên tận dụng trí óc dành cho việc xử lý thông tin, giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định. "Một mẩu bút chì cùn còn hơn trí nhớ tốt", đó cũng chính là tư duy của Enstein.
.png)
Trong xây dựng quy trình tại các doanh nghiệp SME, tính cá nhân vô cùng quan trọng bởi những cá nhân chuẩn mực sẽ tạo nên một tập thể chuẩn mực. Các doanh nghiệp nên bổ sung các phương thức phát triển cá nhân trong việc xây dựng quy trình.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình đối với lợi ích của mỗi cá nhân hay các chế tài cần thiết khi không thực hiện đúng sẽ thúc đẩy sự tham gia và thực hiện quy trình. Nhiệm vụ này đến từ các nhà quản lý. Tuy nhiên các nhà quản lý cũng có thể nhận được sự đồng cảm từ nhân viên khi thường xuyên ghi nhận những băn khoăn, lo lắng hay khó khăn và có sự hỗ trợ cần thiết, khiến nhân viên có gắn bó chặt chẽ với các mục tiêu chung của tổ chức và thực hiện quy trình như những nhiệm vụ bình thường khác.
Khi mỗi cá nhân coi thực hiện quy trình là một nội dung tất yếu, họ sẽ trở thành một cá nhân chuẩn mực và hiệu suất cá nhân công việc sẽ được cải thiện đáng kể. Một tập thể với đa phần cá nhân chuẩn mực sẽ tạo hiệu ứng như việc tất cả cùng đang đi nhanh về phía trước, những cá nhân mới vào sẽ buộc phải chạy theo để bắt nhịp cùng tần số.
Để quy trình không là gánh nặng cho cá nhân, doanh nghiệp hãy tạo quy trình mà "giống như không phải quy trình", thông qua 5 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị kiến thức bằng các công cụ ghi chú, thời gian biểu, Todolist dự án (công việc), Todolist cá nhân, danh sách kiểm tra nghiệp vụ (check list), vẽ lưu đồ (sơ đồ quy trình).
Bước 2: Lập kế hoạch bằng việc liệt kê 3 quy trình liên phòng ban hay gặp sự cố nhất. Vẽ lưu đồ theo ý của mình. Tiếp tục với việc liệt kê các nghiệp vụ cá nhân quan trọng và tạo check list.
Bước 3: Trực quan hóa bằng việc in, dán, ghi nhớ bằng điện thoại hoặc sổ ghi chép cá nhân toàn bộ quy trình hay thủ tục đã viết.
Bước 4: Công bố quy trình cá nhân và xin ý kiến đóng góp. Luôn duy trì làm việc dưới lăng kính quy trình.
Bước 5: Duy trì, tiếp tục duy trì và chờ đợi những kết quả xứng đáng
Như vậy, với mỗi cá nhân việc xây dựng và thực hiện một quy trình cũng theo một trình tự nhất định như một dòng chảy bắt đầu bằng nhận thức, chuẩn hóa khái niệm, nhận định các sai lầm thường gặp, xác định điểm bắt đầu và tiến tới thực hiện 5 bước thách thức thay đổi hiệu suất cá nhân trong công việc như trên.
Để thực hiện quy trình dễ hơn, các doanh nghiệp và cá nhân có thể ghi nhớ khẩu quyết: “Viết gì làm đấy/ làm gì viết đấy” và “Dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng”. Đây là tư duy giúp các chủ doanh nghiệp dần đưa doanh nghiệp mình vào quỹ đạo tư duy và làm việc theo quy trình. Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược, muốn đi vững, bước xa./.
Tag
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
