Thị trường hàng hóa
Quy trình làm việc được hiểu là lộ trình hướng dẫn thực hiện các bước công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được những kỳ vọng, mục đích của công việc. Ngoài ra, quy trình làm việc có thể được thay đổi, bổ sung và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với những yêu cầu và công việc mới.
Các hoạt động trong quy trình thường bao gồm nghiên cứu và sản xuất sản phẩm, phân phối, hỗ trợ khách hàng, duy trì chuỗi cung ứng, hỗ trợ… Khi xây dựng và thực hiện tốt quy trình làm việc chuẩn, doanh nghiệp sẽ cải thiện và gia tăng năng suất làm việc, cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian làm việc cho những khâu không cần thiết.
Công việc được diễn ra xuyên suốt, hoàn thành đúng tiến độ sẽ tạo ra những đột phá trong công việc mới giúp nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp. Ngoài ra, các đầu công việc, nhiệm vụ được chuẩn hóa theo thứ tự giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.
Đối với khách hàng, chuẩn hóa quy trình giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa khách hàng và công ty thông qua các báo cáo đánh giá và nghiên cứu thị trường. Thu hẹp khoảng cách giữa các nhân viên với nhau, giữa sếp với nhân viên trong công tác giải quyết công việc.
Tuy nhiên, để vận hành một doanh nghiệp đi vào hoạt động ổn định là điều không hề dễ dàng. Những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (doanh nghiệp SME) còn phải đối mặt với nhiều khó khăn hơn.
Khó khăn đầu tiên mà doanh nghiệp SME nào cũng gặp phải là về tài chính, chẳng hạn như không nắm rõ tình hình tài chính, không kiểm soát được ngân sách chi tiêu, hoặc thiếu vốn,… Việc này cũng gây khó khăn cho doanh nghiệp SME khi ứng dụng công nghệ vào hoạt động.
Lỗ hổng trong việc quản trị doanh nghiệp SME khá lớn. Bởi, họ thường vướng mắc về cơ chế thông tin, hạn chế về nguồn lực và còn yếu kém trong quản trị tài chính, nhân sự. Đặc biệt, các nhà lãnh đạo chưa thực sự đầu tư kinh phí việc triển khai các chiến lược marketing thương hiệu/sản phẩm dẫn đến cải thiện doanh số chưa thực sự đạt hiệu quả.
Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp SME chưa thực sự có định hướng vận hành rõ ràng, dẫn đến việc điều hành doanh nghiệp không hiệu quả. Về lâu dài, tinh thần làm việc của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng và đến một lúc nào đó, doanh nghiệp sẽ phải nhìn nhận định lại hướng đi của mình.
Việc xây dựng được một quy trình làm việc bài bản trong doanh nghiệp giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt toàn bộ các hoạt động của công ty. Thông qua đó, việc phân chia công việc cũng dễ dàng hơn, tránh sự chồng chéo, khuyết thiếu về nhân sự.
Để quản trị doanh nghiệp SME hiệu quả, cần xây dựng quy trình, chính sách vận hành chi tiết. Trước khi tiến hành xây dựng quy trình, nhà quản lý cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này. Nhu cầu này có thể xuất hiện từ phía nhà quản lý hoặc nhân viên như xây dựng quy trình để áp dụng các tiêu chuẩn mới, là tài liệu căn bản để nhân viên thực hiện theo, nâng cấp hệ thống hay là yêu cầu từ quản lý.
Thứ hai, xác định mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc. Quy trình xây dựng cần tuân thủ các mục tiêu, chính sách nào của tổ chức hay toàn bộ các bước thực hiện công việc, phương pháp thực hiện, tần suất, thời hạn đều được xây dựng trên cơ sở đạt được mục tiêu đã đề ra.
Thứ ba, xác định phạm vi áp dụng quy trình. Các nhà quản lý doanh nghiệp SME cần biết rõ ai là người sẽ có thể áp dụng các quy trình. Tất cả các nhân viên hay chỉ một số phòng ban cụ thể, quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian hay các lĩnh vực khác nhau.
Thứ tư là xác định các nội dung chính của quy trình. Hay nói cách khác là xây dựng quy trình làm việc này gồm bao nhiêu bước, các bước cụ thể như thế nào.
Một quy trình làm việc thông thường từ 8 – 12 bước. Quy trình gồm quá nhiều bước sẽ dễ gây sự rối loạn, khó kiểm soát trong khi quy trình quá ít bước đôi khi lại mô tả chưa rõ ràng. Để phân tích các bước trong một quy trình, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau: input - đầu vào của quy trình; output - đầu ra của quy trình.
Thứ năm, dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề. Trong đó, phương pháp 5W+1H bao gồm: What (là gì) ; Why (tại sao); Who (ai thực hiện); When (khi nào); Where (ở đâu); How (làm thế nào thực hiện).
.png)
Phương pháp 5M nhằm xác định các nguồn lực như Man (con người); Money (tài chính); Machine (máy móc); Material (nguyên vật liệu); Method (phương pháp làm việc). Sau đó, các nhà quản lý cần xác định các điểm kiểm soát mấu chốt.
Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị. Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện. Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ…
Thứ sáu, xác định các phương pháp kiểm soát công việc. Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình. Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình. Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ.
Để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng quy trình làm việc vào thực tế, các công ty cần có văn bản mô tả cụ thể các bước thực hiện theo quy trình. Trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
Cuối cùng, quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt. Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào. Xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng cụ thể, rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất.
Tag
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
