Thị trường hàng hóa
Trước đây, mô hình văn phòng truyền thống luôn là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Thế nhưng hiện tại. xu hướng văn phòng điện tử ngày càng thông dụng và phổ biến, đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng dịch bệnh Covid -19 vừa qua.
Văn phòng điện tử (Digital Workplace) là môi trường làm việc mà nơi phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo (AI), các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người và thay thế hoàn toàn các văn phòng truyền thống. Mô hình văn phòng này còn được hiểu là việc chuyển đổi cách làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc.
Quy trình chuyển đổi này bao gồm số hoá quy trình và cách thức làm việc, số hoá dữ liệu. Trong đó, số hoá quy trình và cách thức làm việc trước tiên là xác định các công đoạn và nhân sự phụ trách, các tiêu đánh giá từng giai đoạn sau đó tự động hóa quy trình làm việc của cá nhân, phòng ban, biểu mẫu - xét duyệt… trên phần mềm.
Các giai đoạn này sẽ được tổ chức làm việc và giám sát từ xa. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống trực tuyến đảm bảo mật và phân quyền truy cập.
Quy trình số hóa dữ liệu là việc đưa mọi dữ liệu lên cùng một hệ thống để thuận tiện trong việc lưu trữ, quản lý và triển khai công việc. Quá trình số hóa dữ liệu được triển khai tuần tự từ số hóa biểu mẫu, đơn từ, số hóa công việc, công văn giấy tờ, tài sản doanh nghiệp thông qua công nghệ AI được tích hợp trên phần mềm và lưu trữ bằng điện toán đám mây.
Nếu như trước kia chi phí văn phòng ngày một tăng, quy trình làm việc đứt gãy, tài nguyên dùng chung không được tận dụng tối đa, tài sản thường xuyên hư hại,…là những vấn đề tưởng chừng như không thể giải quyết được. Nhưng cùng với sự phát triển của công nghệ, Digital Workplace ra đời giúp giảm 90% gánh nặng công việc hành chính và vận hành văn phòng.
Sự chuyển dịch này đang được ứng dụng tại các doanh nghiệp trên khắp thế giới. Ban đầu sự chuyển dịch này bắt đầu từ mong muốn cải tiến và nâng cao một số nghiệp vụ trong văn phòng. Tuy nhiên, từ sau khi bước vào cuộc chiến với đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp mới thực sự nhận thấy được rõ lợi ích mà văn phòng điện tử 4.0 mang lại lên doanh thu.
Trong thời kỳ đại dịch Covid - 19, các doanh nghiệp áp dụng các giải pháp văn phòng điện tử nhằm quản lý thời gian, công việc tối ưu hơn, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên đồng thời vẫn thực hiện đúng chỉ thị giãn cách xã hội, tránh sự lây lan dịch bệnh. Đây được xem là sự chuyển mình mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0 đang len lỏi vào từng ngành nghề nghề, lĩnh vực trong xã hội.
So với cách làm việc theo mô hình truyền thống, văn phòng điện tử thể hiện rõ những ưu điểm nổi bật như nâng cao hiệu quả công tác hành chính và xử lý dữ liệu; tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại; tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất; tăng cường kết nối nội bộ. Những lý do này khiến doanh nghiệp đang nỗ lực thay môi trường làm việc vượt ra khỏi 4 bức tường và không giới hạn về địa lý của nguồn lực.
Bởi phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều tiêu tốn khá nhiều nhân sự, thời gian và công sức để quản lý giấy tờ và xử lý dữ liệu. Hình thức quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu thủ công không những mất thời gian mà còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập, kém hiệu quả về lâu dài.
Văn phòng điện tử sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp “hệ thống hóa” toàn bộ các văn bản, tài liệu và dữ liệu quan trọng. Tất cả mọi công việc, hồ sơ, giấy tờ, nhiệm vụ,... sẽ được thực hiện chỉ bằng cách đăng nhập và vài thao tác đơn giản trên máy tính. Với các tính năng ưu việt như phân loại, quản lý theo nhiều cấp, việc quản lý và tìm kiếm tài liệu, thông tin sẽ trở nên dễ dàng, chính xác và nhanh chóng.
Điều này giúp nhân viên làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải di chuyển nhiều. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi phí như: Chi phí di chuyển, chi phí mua giấy tờ, công cụ lưu trữ và quản lý giấy tờ, chi phí nhân sự,...
Đồng thời, với thời gian tối ưu hơn, nhân viên sẽ có thời gian tập trung cho các công việc quan trọng khác. Văn phòng điện tử là công cụ hỗ trợ cho công việc của nhân viên hiệu quả, góp phần tăng năng suất lao động.
Việc áp dụng mô hình văn phòng điện tử được xem xu hướng quản trị chuyên nghiệp và hiệu quả trong các doanh nghiệp hiện nay. Để có bước tiến vững chắc hơn trong tương lai, các doanh nghiệp Việt chắc chắn không thể đi ngược lại với xu hướng và không ngừng đổi mới nhằm bắt kịp với sự phát triển hiện đại đó.
Tag
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
