Thị trường hàng hóa
Để ứng phó, các công ty ngày càng ưu tiên các công cụ kỹ thuật số tiên tiến có thể giám sát và đo lường “năng suất” thông qua theo dõi cách nhân viên họ sử dụng thời gian như: ghi lại các lần gõ phím, đếm tin nhắn, ghi lại màn hình, ghi nhật ký rời khỏi bàn làm việc... nhằm bắt buộc nhân phải tính toán chính xác từng giây cách họ sử dụng thời gian và tăng năng suất.
Về lý thuyết, nhà tuyển dụng có thể sử dụng thông tin được thu thập từ các công cụ kỹ thuật số để tối ưu hóa cách nhân viên làm việc. Tuy nhiên, trên thực tế, những công cụ này khiến nhân viên có cảm giác như đang bị theo dõi và dẫn đên hai vấn đề lớn:
Thứ nhất, nhiều nhân viên coi đây là phương pháp tiếp cận gây áp bức và "bóp chết" cảm hứng làm việc khi quyền riêng tư của họ đang bị vi phạm.
Thứ hai, bằng cách chỉ tập trung vào những hành động mà các thành viên thực hiện, những công cụ kỹ thuật số này hoàn toàn bỏ qua những tác động của môi trường làm việc.
Các nhà quản lý thường cố gắng nâng cao năng suất khi môi trường làm việc cơ bản bị phá vỡ - với rất nhiều các quy trình và nhiệm vụ bị phân mảnh hoặc không được tiêu chuẩn hóa. Tuy nhiên với các ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) không thân thiện với người dùng, thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) kém và các yếu tố khác thậm chí khiến công việc khó hơn và chậm hơn.
Không một nhân viên nào kiểm soát những biến số này và thay vào đó phải chịu sự điều chỉnh của chúng. Do đó, các công cụ năng suất này không chỉ không khắc phục được các vấn đề mà thậm chí còn không nêu rõ các vấn đề thực sự đang diễn ra.
Phương pháp tiếp cận tập trung vào năng suất cá nhân được nhận định là không toàn diện, thiếu sắc thái, không thể mở rộng quy mô và không cung cấp đầy đủ thông tin về cách mọi người hoàn thành công việc và những vấn đề họ có thể gặp phải. Thay vào đó, các công ty nên đặt ra câu hỏi liệu môi trường làm việc của họ có hỗ trợ nhân viên của họ làm việc hiệu quả hay không. Và chìa khóa để cho vấn đề này chính là sự đồng cảm.
Xác định và khắc phục các nguồn xung đột trong môi trường làm việc giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Sử dụng sự đồng cảm (empathy) để hiểu công việc từ quan điểm của những người đang làm công việc đó có thể tiết lộ cho nhà quản lý những vấn đề cần giải quyết khi môi trường làm việc thay đổi và sự ảnh hưởng đến nhân viên của họ.
.jpg)
Để hiểu công việc từ góc độ đồng cảm cần đặt ra những câu hỏi khác nhau, và thay vì các câu hỏi nhằm theo dõi năng suất như: Dành bao nhiêu phút cho điện thoại? Rời xa bàn làm việc bao lâu? Thực hiện bao nhiêu lần nhấn phím hôm nay?... hãy xem xét các câu hỏi tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm của công việc: Đội ngũ cần đào tạo ở đâu để phục vụ khách hàng tốt hơn? Các vấn đề công nghệ đang làm chậm nhóm của tôi như thế nào? Nhóm có được trang bị đầy đủ các công cụ để cộng tác hoặc giải quyết vấn đề không?
Những câu hỏi này có thể được thực hiện bằng dữ liệu nhóm tổng hợp và ẩn danh, vì vậy quyền riêng tư của cá nhân được bảo vệ; tập trung vào môi trường mà mọi người làm việc và tránh được việc tính toán thời gian từng phút nhỏ nhặt.
Nói chung, sự đồng cảm chính là tập trung vào một nhóm, không phải một cá nhân và tập trung vào môi trường mà mọi người làm việc chứ không phải vào các hành động cụ thể của một thành viên. Do đó, phương pháp tiếp cận thấu cảm được thực hiện từ dưới lên, bao trùm, được ngữ cảnh hóa cho trải nghiệm của mỗi nhóm tại nơi làm việc và bảo vệ quyền riêng tư của mỗi cá nhân và hạn chế những tác động tiêu cực có thể xảy ra từ việc phân tích dữ liệu.
Không thể phủ nhận vai trò của dữ liệu và công nghệ trong việc tạo ra những phương thức đánh giá hiệu quả hoàn thành công việc. Các công ty có thể sử dụng CNTT như một “tấm gương” để hiểu hệ thống của chính họ.
Rất nhiều công ty đã có tiền lệ về cách thực hiện điều này. Như việc các công ty bán lẻ đầu tư hàng triệu đô la để lập bản đồ hành trình của khách hàng. Trước đây, điều này được thực hiện thông qua các cuộc khảo sát và phỏng vấn. Nhưng để làm điều này trên quy mô lớn, họ sử dụng công nghệ và dữ liệu để hiểu trải nghiệm của khách hàng và làm cho những trải nghiệm đó trở nên hiệu quả, trực quan và dễ chịu.
.jpg)
Cũng giống như khách hàng, nhân viên kỹ thuật số tạo ra khối lượng dữ liệu hàng ngày khi họ làm việc và nhà quản lý có thể sử hệ thống thông tin đã có để xây dựng biểu đồ công việc hoặc biểu đồ kỹ thuật số về cách các nhóm trải nghiệm công việc, xem xét các quy trình gặp vấn đề ở đâu và tìm cách cải thiện.
Tuy nhiên, để thực hiện việc thu thập dữ liệu không tạo cảm giác giám sát, theo dõi cho nhân viên hay nói một cách khác là thực hiện một cách có trách nhiệm và “thấu tình đạt lý”, người sử dụng lao động phải tuân thủ các quy tắc sau đây khi xây dựng biểu đồ công việc.
Ẩn danh mọi người dùng: Các ứng dụng được tạo với chức năng không thể ghim hoặc đặt tên cho người dùng và không sử dụng ảnh chụp màn hình hoặc video về kết quả công việc của người dùng. Việc xác định người dùng bằng tên có thể vi phạm quyền riêng tư và làm giảm sự tin tưởng của mỗi cá nhân vào hệ thống.
Tổng hợp dữ liệu từ người dùng theo nhóm: Trọng tâm của quá trình này phải là xác định các mẫu thông tin phổ biến cho một nhóm - chứ không phải kiểm tra việc sử dụng thời gian của một cá nhân - với mục tiêu cải thiện công việc cho toàn bộ nhóm.
Đặt chọn tham gia ở chế độ mặc định cho tất cả người dùng: Việc tham gia cung cấp dữ liệu để cải thiện mô hình làm việc của nhóm phải hoàn toàn tự nguyện. Điều này đảm bảo rằng người dùng sẽ chỉ tham gia nếu họ nhận thấy giá trị của yêu cầu đưa ra.
Loại bỏ sự bất cân xứng thông tin: Công khai kết quả phân tích dữ liệu thu thập được cho người dùng. Hãy cho các thành viên xem dữ liệu này nói gì về nhóm của họ, các vấn đề thực sự đang diễn ra và cách các nhà quản lý sẽ hỗ trợ. Chứng minh cho các thành viên rằng dữ liệu biểu đồ công việc giúp thay đổi trải nghiệm tại nơi làm việc cho các nhóm và không nhằm mục đích giám sát hay tổn hại bất kỳ cá nhân nào.
Chuyển hướng sang giải quyết vấn đề tập thể: Thu hút sự tham gia của các cá nhân trong việc quyết định hành động cần thực hiện để giảm bớt các xung đột xảy ra trong trải nghiệm hàng ngày. Trao quyền cho mỗi nhóm xây dựng và truy cập biểu đồ công việc độc lập để khuyến khích mỗi nhóm giải quyết các vấn đề của riêng mình.
Cho dù là tăng cường sự phát triển, giữ chân nhân tài, quản lý chi phí hay quản lý sự thay đổi của tổ chức, thì sự đồng cảm vẫn là nhiệm vụ trọng tâm của mọi CxO (Chief Experience Officer - Giám đốc Trải nghiệm khách hàng).
Bản đồ kỹ thuật số toàn tổ chức có thể giúp các các thành viên có quyền lực và tầm hưởng lớn nhất trong bộ máy điều hành của doanh nghiệp (C-suite) hiểu được cách các nhóm trải nghiệm công việc trên quy mô lớn mà không vi phạm quyền riêng tư của nhân viên. Do đó, biểu đồ cung cấp một nguồn dữ liệu mới cho các CxO để quản lý và thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức của họ.
.jpg)
Các CxO có thể được thực hiện các bước sau nhằm hiểu hơn về cách nhân viên trải nghiệm công việc trong toàn tổ chức - nói cách khác, để mở rộng sự đồng cảm:
Đầu tiên, các ứng dụng cần được triển khai trong toàn tổ chức và thu thập hiệu quả dữ liệu về môi trường mà nhân viên làm việc phải là mối quan tâm hàng đầu. Việc trao quyền cho các nhóm xây dựng và truy cập biểu đồ công việc cục bộ của riêng họ tạo ra nhiều lợi ích, vì nó cho phép các nhóm thấy tiện ích của công cụ và trao quyền cho họ sử dụng thông tin chi tiết.
Tiếp theo, sử dụng dữ liệu biểu đồ công việc như một “giao điểm” thảo luận trong cả các cuộc họp. Thu hút phản hồi của nhân viên là một cách tăng sự đồng cảm và giúp hiểu sâu hơn về C-suite.
Cuối cùng, hãy sử dụng những thông tin chi tiết này để đưa ra các quyết định quản lý thể hiện sự đồng cảm liên quan đến toàn bộ nhóm. Ví dụ: khi hứa hẹn tăng thu nhập trên mỗi cổ phiếu cho các cổ đông, hãy sử dụng dữ liệu biểu đồ công việc để kiểm tra những lời hứa về năng suất mà C-suite đưa ra có thực sự khả thi hay không và liệu chúng có giải quyết được vấn đề hiện tại của các nhóm hay không.
Quá nhiều công ty cố gắng “ép năng suất” mà không xem xét đến các tác động tiêu cực xảy đến với nhân viên và toàn bộ hệ thống. Việc này được ví như cố gắng tăng năng suất từ một hệ thống bị hỏng với chi phí cao. Sử dụng dữ liệu để cải thiện năng suất là không sai, nhưng nếu làm không tốt, có thể nhanh chóng làm xói mòn lòng tin và tinh thần của mỗi cá nhân với tập thể. Do đó xem xét kỹ lưỡng các công cụ quản lý cùng với sự đồng cảm sẽ mang đến kết quả tốt hơn cho toàn bộ tổ chức.
Tag
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
