Thị trường hàng hóa
Ủy quyền (delegation) là giao phó hay chia sẻ quyền hạn và trách nhiệm cho người khác, thường là cấp dưới trực tiếp để thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt.
Có nhiều lý do khiến các nhà lãnh đạo không thực hiện ủy quyền. Một số người tin rằng họ là những người duy nhất có thể thực hiện công việc một cách chính xác hoặc sẽ mất nhiều thời gian để giải thích hơn là chỉ đơn giản là tự làm.
Những người khác không muốn từ bỏ vai trò chuyên gia hoặc sợ bị nhân viên phản ứng lại. Tuy nhiên, theo các khảo sát gần đây, “cảm giác tội lỗi” về việc thêm nhiều công việc vào danh sách việc cần làm của một thành viên trong nhóm là trở ngại chính của các nhà lãnh đạo
Khi được phỏng vấn về việc ủy quyền cho nhân viên cấp dưới, một CMO đã nói: “Tôi bị quá tải, nhưng các thành viên trong nhóm của tôi cũng vậy. Tôi cảm thấy tội lỗi khi yêu cầu họ làm thêm bất cứ công việc gì ”.
Quan tâm đến lợi ích của nhân viên và quản lý hiệu quả khối lượng công việc của họ là một phần của khả năng lãnh đạo tốt. Nhưng khi cảm giác tội lỗi không được kiểm soát cản trở việc ủy thác, đó lại là một tình huống không có lợi cho toàn bộ đội nhóm.
Khối lượng công việc của nhà lãnh đạo tăng lên dẫn đến việc không đảm đương được những công việc quan trọng hay có giá trị cao hơn. Hơn nữa, việc lãnh đạo ngại ủy thác và “ôm đồm” lại có thể mang đến những tác động tiêu cực cho chính nhân viên cấp dưới, khiến họ cảm thấy không được tin tưởng và hạn chế cơ hội phát triển cho nhân viên.
Ủy quyền hiệu quả thực sự là bài toán khó của các nhà quản lý. Dina Denham Smith - Huấn luyện viên điều hành cho các lãnh đạo cấp cao của các thương hiệu hàng đầu thế giới tại Mỹ đưa ra năm chiến lược để giúp các nhà lãnh đạo thực hiện ủy thác công việc thường xuyên hơn và ít cảm giác “tội lỗi” hơn.
Có hai loại tội lỗi: chính đáng và không chính đáng. Khi chúng ta vi phạm quy tắc đạo đức, cảm giác tội lỗi khó chịu nhưng chính đáng sẽ kích hoạt ý thức trách nhiệm của chúng ta và khuyến khích chúng ta sửa đổi. Cảm giác tội lỗi cho phép chúng ta chủ động trong việc ngăn chặn hành vi sai trái và thúc đẩy hành vi vì xã hội.
Nhưng khi chúng ta nhận trách nhiệm sai về một tình huống hoặc đánh giá quá cao những “sự chịu đựng” mà chúng ta có thể gây ra cho người khác, cảm giác tội lỗi trở nên vô lý. Cảm giác tội lỗi vô cớ dai dẳng có liên quan đến việc giảm lòng tự trọng, tăng lo lắng, trầm cảm và các triệu chứng thể chất.
Để phân biệt xem cảm giác tội lỗi mà các nhà quản lý đang cảm thấy là chính đáng hay không chính đáng, hãy tự hỏi bản thân, "Điều gì đang ngăn tôi giao nhiệm vụ này?" và viết ra bất cứ suy nghĩ nào trong đầu.
Thách thức suy nghĩ của bạn, hãy tự hỏi bản thân: Làm sao tôi có thể sai được? Điều gì khác là đúng? Nếu bạn không làm tổn thương ai đó hoặc trái với đạo đức của mình, cảm giác tội lỗi của bạn có thể là vô cớ.
Việc kiểm tra thực tế suy nghĩ của bạn đặc biệt quan trọng vì nếu nhà quản lý quá nhạy cảm về sự chịu đựng hay bất mãn của người khác có thể thúc đẩy các nhà lãnh đạo nhận những trách nhiệm không đáng có.
Những người cảm thấy “tội lỗi” khi ủy thác cho rằng họ đang tạo gánh nặng cho nhóm của mình. Họ cũng có thể cảm thấy có trách nhiệm đối với hạnh phúc của người khác hoặc tin rằng nhu cầu của người khác thay thế nhu cầu của họ.
Thay vì những suy nghĩ có chiều hướng tiêu cực và ủy mị, các nhà lãnh đạo nên xem xét lợi ích của việc ủy quyền và sắp xếp lại suy nghĩ. Ví dụ như: "Tại sao lại là tạo gánh nặng cho đội nhóm trong khi sự thực là bạn đang cho họ cơ hội phát triển?, "Ủy quyền có thực sự mang lại hạnh phúc cho nhóm của bạn không", hay "Thực tế là nhân viên muốn được bạn ủy thác vì họ thích cảm giác được người lãnh đạo của họ tin tưởng". Việc cho phép nhân viên có đóng góp lớn hơn sẽ thúc đẩy sự tham gia, gắn bó, quyết tâm và hài lòng trong công việc.
Thay vì làm, các nhà quản lý nên dẫn dắt và hỗ trợ. Bắt đầu bằng việc xác định những gì nhà lãnh đạo có thể ủy quyền, sau đó, hãy cân nhắc xem ai sẵn sàng đảm nhận.
Các nhà lãnh đạo cũng cần xem xét lĩnh vực nào cần trách nhiệm và sự tham gia bằng cách đặt các câu hỏi như "Tôi có thể tham gia ở đâu" và "Bạn cần tôi tham gia nhiều hơn ở đâu".
Sau khi thực hiện ủy quyền cần kiểm tra thường xuyên các phản hồi, hỗ trợ người được ủy thác công việc kịp thời và ghi nhận các thành viên trong nhóm vì những đóng góp và thành tích của họ. Kỹ năng ủy quyền được cải thiện có thể giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy được trao quyền và thậm chí cảm thấy hạnh phúc hơn khi không được ủy thác công việc.
Khi cảm giác tội lỗi ngăn cản nhà lãnh đạo ủy quyền, nó thường kết nối với mong muốn đồng cảm nhưng thực tế không phải ai cũng hiểu được những “suy nghĩ riêng” của các nhà lãnh đạo.
Những người đứng đầu có thể tạo áp lực để các nhân viên có lựa chọn ưu tiên công việc, hay chủ động thu hút họ tham gia vào các cuộc thảo luận về công việc hiện đang có trong danh sách và nhanh chóng loại bỏ công việc có giá trị thấp thông qua việc đánh giá từng nhiệm vụ về mức độ quan trọng và tính cấp bách.
Ngoài ra, các nhà quản lý nên lưu ý đến việc bảo vệ nhóm của bạn khỏi các yêu cầu đến từ bên ngoài vào những thời điểm cần thiết. Đặc biệt là khi các bên liên quan cấp cao hơn đưa ra các yêu cầu về công việc từ thành viên trong nhóm và khiến họ rất khó để từ chối.
Là người đứng đầu, nhà quản lý cần đưa ra thông báo “không” hoặc “không phải bây giờ” một cách thận trọng cho các bên liên quan và kéo nhân viên của bạn ra khỏi sự chồng chéo công việc.
Khi hỗ trợ nhân viên và đảm bảo công việc họ được đi đúng hướng, an toàn, các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy sự hài lòng của các thành viên trong nhóm cũng như xoa dịu cảm giác tội lỗi của chính mình.
Vượt qua cảm giác tội lỗi xung quanh việc ủy quyền không phải là điều dễ dàng. Đặc biệt trong bối cảnh các nhà lãnh đạo và đội nhóm của họ đã quá hạn chế về thời gian, hay các nhà lãnh đạo có thể cảm thấy sai lầm khi thực hiện ủy quyền và nhân viên không thực hiện hiệu quả. Nhưng hãy nhớ “khoản đầu tư” này sẽ mang lại những lợi ích lâu dài hơn: tiết kiệm thời gian, phát triển năng lực của nhân viên và thúc đẩy cam kết về sự gắn bó lâu dài.
Chắc chắn sẽ có sự khó chịu hoặc thất bại khi các nhà lãnh đạo điều chỉnh phong cách lãnh đạo mới bằng việc thiết lập ủy quyền. Các nhà lãnh đạo cần chấp nhận thực tế này. Khi quá nhạy cảm, các nhà lãnh đạo có thể hoài nghi chính mình và nhanh chóng khiến mình thất bại trong vai trò lãnh đạo
Ủy quyền là nghệ thuật và cũng là một khía cạnh quan trọng trong việc xem xét khả năng lãnh đạo. Với tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh như hiện nay, các nhà lãnh đạo phải thường xuyên đánh giá và loại bỏ những công việc không còn phù hợp. Do đó, thực hiện các chiến lược thực hiện ủy thác công việc thường xuyên sẽ giúp các nhà lãnh đạo giải phóng bản thân để lãnh đạo hiệu quả hơn./.
Tag
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
