Thị trường hàng hóa
Theo dõi thời gian
Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, vì vậy trước khi làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên nhiều người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không biết tận dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho phù hợp nhất.
Trước khi có thể chủ động quản lý thời gian của mình, bạn cần tìm hiểu cách sử dụng nó. Thay vì phỏng đoán, ước chừng hãy ghi lại việc sử dụng thời gian trong ít nhất một tuần vào nhật ký. Khi đã hoàn thành việc phân tích, hãy cân nhắc xem cách bạn sử dụng thời gian có phản ánh các mục tiêu chính hay không. Ví dụ: bạn dành 5% thời gian của mình để gặp khách hàng. Hoạt động này mang lại kết quả chính ,vì nó tạo ra doanh số bán hàng không? Nếu câu trả lời là “có”, bạn cần xem xét liệu dành thêm thời gian cho hoạt động này có mang lại hiệu quả cao hơn.
Thiết lập một quy trình thời gian
Hãy phân loại nhiệm vụ, ví dụ: trả lời email, viết báo cáo, lập kế hoạch, suy nghĩ, gặp khách hàng, du lịch. Gắn mã hoặc chữ cái phân loại những hạng mục này (ví dụ: email = E, suy nghĩ = N) và chia bảng này làm 2 cột, đính lên bàn làm việc. Phân chia ngày của bạn thành những khoảng thời gian 15 phút, điền những khoảng thời gian này vào cột đầu tiên. Khi làm việc, lưu vào cột bên phải chữ cái tương ứng với hoạt động bạn vừa hoàn thành trong 15 phút cuối. Cuối mỗi tuần, hãy phân tích xem mình đã dùng thời gian như thế nào và phác thảo biểu đồ xem bạn đã làm gì với quỹ thời gian đó.
Quản lý thời gian
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn không chỉ nghĩ về những ngày đã qua mà còn nghĩ về tương lai xa hơn. Rất dễ để thực hiện các dự án chiến lược lớn và cần thiết, chẳng hạn như sắp xếp đào tạo nhân viên hoặc tạo cơ sở dữ liệu liên lạc thay vì việc đắm mình trong các hoạt động khác. Hãy suy nghĩ về các dự án dài hạn bạn muốn thực hiện trong quý tới. Chia các nhiệm vụ này thành từng giai đoạn để có thể quản lý dễ dàng và ước tính xem bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng giai đoạn.
.png)
Lên kế hoạch theo ngày
Hãy viết một kế hoạch hành động cho các hoạt động trong những ngày sắp tới. Thời gian tốt nhất để viết chính là mỗi sáng, khi bạn cảm thấy sảng khoái. Xây dựng thời gian cho kế hoạch, các nhiệm vụ hàng ngày và công việc bạn cần làm để hoàn thành những dự án dài hạn của mình. Việc không tuân theo kế hoạch sẽ ảnh hưởng tới động lực của bạn, bởi vậy hãy lập kế hoạch thực tế, cho phép có những khoảng thời gian gián đoạn để nghỉ ngơi.
Tính toán những việc ưu tiên
Khi viết kế hoạch, hãy xếp thứ tự nhiệm vụ ưu tiên một cách khách quan, phải thường xuyên phân loại nhiệm vụ theo tầm quan trọng và tính cấp thiết. Đặt những nhiệm vụ vừa khẩn cấp vừa quan trọng lên vị trí ưu tiên ví dụ: thống kê số liệu cập nhật cho cuộc họp kinh doanh vào ngày hôm sau.
Nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp thiết, chẳng hạn như hoàn thành các phân đoạn của dự án lớn vào mục ưu tiên thứ hai. Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp, ví dụ như xử lý yêu cầu cung cấp thông tin của người khác được ưu tiên vị trí thứ ba và những việc không quan trọng và không khẩn cấp ở vị trí cuối cùng. Hãy phân loại các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ưu tiên cho những việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp được xếp thứ hai.
Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm điểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì những lý do gì… Khi đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để không đánh mất “thời gian vàng” nữa.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
