Thị trường hàng hóa
Để giải quyết một vấn đề, nhiều nhà quản lý thường nghĩ ngay tới việc tổ chức các cuộc họp. Khi vấn đề chưa được giải quyết và thậm chí rối rắm hơn thì các cuộc họp lại được tổ chức nhiều hơn với bầu không khí không còn thoải mái được như lúc đầu.
Rebecca - Người đứng đầu Phòng thí nghiệm Đổi mới Công việc của công ty công nghệ Asana tại Mỹ đã thực hiện một nghiên cứu nhằm giúp các doanh nghiệp hiểu và ứng phó với sự thay đổi của bản chất công việc thông qua việc khắc phục sự cố cuộc họp, cũng như giúp các công ty suy nghĩ lại về văn hóa hội họp của họ. Kết quả của nghiên cứu gợi ý các nhà quản lý một số chiến thuật sau giúp giải bài toán “quá tải họp hành” trong tổ chức:
Áp dụng tư duy phép trừ
Chế độ mặc định của con người để giải quyết vấn đề là thêm thứ gì đó, thay vì lấy đi thứ gì đó. “Căn bệnh cộng thêm” này cũng ảnh hưởng đến các cuộc họp, khi mọi người tiếp tục “chất đống” thêm vào những lịch trình đã đầy ắp một cách vô thức mà không cần suy nghĩ nhiều.
Chìa khóa ở đây chính là kích hoạt tư duy phép trừ trong việc lên lịch các cuộc họp. Một cách để kích hoạt tư duy này là sử dụng các quy tắc đơn giản, như “quy tắc của một nửa” Leidy Klotz.
Leidy Klotz - tác giả của cuốn sách “Subtract: The Untapped Science of Less”, đã rơi vào trạng thái của “căn bệnh cộng thêm” khi chơi xếp hình lego với cậu con trai 3 tuổi. “Chúng tôi đang cố xây một cây cầu và hai bên cây cầu có vẻ chưa bằng nhau”, ông Klotz nói. “Tôi xoay người và lấy thêm một mảnh Lego để thêm vào cái cột thấp hơn và vào lúc tôi lấy được mảnh Lego thì con trai tôi đã lấy bớt một mảnh ra khỏi cái cột cao hơn. Tôi rất ngạc nhiên, vì bản thân chưa hề nghĩ tới chuyện cân bằng theo cách đó và tôi còn là một kỹ sư xây dựng nữa”.
Hãy tưởng tượng rằng tất cả các cuộc họp sẽ bị cắt giảm 50% theo các phương diện, bao gồm số lượng, độ dài và nội dung, cảm giác đem lại sẽ “nhẹ nhõm” hơn rất nhiều. Nhiều tổ chức đã thường xuyên xem xét loại bỏ các cuộc họp có giá trị thấp, rút ngắn thời gian họp, một số cuộc họp hàng tuần trở thành hàng tháng, hay quy định chỉ tổ chức họp không quá 5 người với thời lượng không quá 25 phút...
Phương pháp “xóa sạch”
Những người tham gia nghiên cứu của Phòng thí nghiệm Đổi mới Công việc được yêu cầu tham gia một trong hai nhóm: Nhóm 1 sẽ xóa lịch của mình trong 48 giờ, đánh giá từng cuộc họp, sau đó thiết lập lại lịch của họ. Nhóm thứ hai chọn phiên bản “nhẹ nhàng” hơn, đánh giá từng cuộc họp trên lịch của mình nhưng không thực hiện quá trình thiết lập lịch họp trong 48 giờ.
Cả hai nhóm đều tiết kiệm thời gian, nhưng Nhóm 1 tiết kiệm trung bình năm giờ cho mỗi người mỗi tháng so với ba giờ đối với nhóm thứ 2. Sự khác biệt này là lý giải cho ưu điểm của phương pháp “xóa sạch”.
Phương pháp “xóa sạch” thúc đẩy các thành viên của Nhóm 1 làm chậm lại và suy nghĩ sâu hơn về việc liệu các cuộc họp có cần thiết hoặc liệu chúng có thể được thiết kế lại hay không, trong khi những người trong nhóm thứ hai lại không như vậy. Theo tư duy nhanh và chậm của người đoạt giải Nobel kinh tế học năm 2002 Daniel Kahneman, mọi người có nhiều khả năng tạo ra ý tưởng mới và từ bỏ thói quen cũ khi họ tạm dừng để cân nhắc sâu hơn.
Cũng giống như những người tham gia nghiên cứu của Nhóm 1, họ không chỉ sử dụng 48 giờ để suy nghĩ về cuộc họp nào cần loại bỏ và cuộc họp nào nên bổ sung lại, họ còn sử dụng thời gian nghỉ để "xóa sạch" các giả định của mình về thiết kế các cuộc họp mà họ lưu giữ.
Sử dụng dữ liệu để áp dụng phương pháp trừ
Đánh giá giá trị của mỗi cuộc họp không hề dễ dàng. Để dễ xác định hơn, các nhà quản lý có thể sử dụng cách đánh giá mỗi cuộc họp định kỳ theo hai chiều: nỗ lực cần thiết (bao gồm chuẩn bị, thời gian họp thực tế và công việc tiếp theo) cho mỗi cuộc họp và giá trị của mỗi cuộc họp trong việc giúp họ đạt được mục tiêu. Đánh giá này đặc biệt hữu ích vì nó dễ dàng và thúc đẩy họ suy nghĩ sâu hơn về mỗi cuộc họp.
Xem xét các yếu tố bao gồm thời lượng cuộc họp, quy mô, thời gian tổ chức và tiêu đề của mỗi cuộc họp. Theo khảo sát bởi Phòng thí nghiệm Đổi mới Công việc, các cuộc họp vào thứ Hai được đánh giá là có giá trị nhất. Các cuộc họp vào Thứ Tư ít có giá trị nhất. Theo Anne Raimondi, giám đốc điều của Asana: “Không họp vào giữa tuần rất hữu ích cho mạch công việc. Mọi người có thời gian để đào sâu vào thứ gì đó như là chiến lược hay lên kế hoạch”.
Ngoài ra, các cuộc họp có tiêu đề bao gồm tên dự án và nhóm cụ thể được đánh giá là có giá trị nhất, trong khi các cuộc họp có chủ đề như một cuộc trò chuyện ít có giá trị nhất.
Đừng chỉ dùng phương pháp trừ, hãy thiết lập lại các cuộc họp
Thiết lập lại sẽ tiết kiệm thời gian hơn so với việc loại bỏ hoàn toàn cuộc họp. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng chỉ có 30% thời gian tiết kiệm được là do hủy hoàn toàn các cuộc họp; 70% đến từ những người đã thiết kế lại các cuộc họp mà họ lưu giữ.
Các nhà quản lý nên cân nhắc sự quan tâm của mình vào việc “fix” các lỗi của các cuộc họp thường xuyên hơn và điều chỉnh để ổn định về nhịp điệu và thời gian trong tuần. Hãy đảm bảo cuộc họp là phương pháp tốt nhất để giải quyết một vấn đề trước khi có ý định tổ chức và lên lịch cho một cuộc họp bằng việc đặt câu hỏi: Cuộc họp nhóm (qua mạng hoặc trực tiếp) có phải là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề không? Đã dùng hết cách để xử lý tình huống của mình nhưng không thành công và phải cần họp?.
Tạo phong trào
Cải thiện sự quá tải về các cuộc họp có thể dễ dàng hơn khi mọi người thực hiện cùng nhau - giống như việc tạo ra một phong trào, có thể là trong nhóm, bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức của bạn nhằm khuyến khích sự cắt giảm và và khắc phục sự hạn chế của các cuộc họp.
Trong số các công ty hưởng ứng phong trào meeting-free day (ngày không họp hành) có cả những tên tuổi như Shopify và Facebook, nơi đang muốn cho 50% nhân lực làm việc từ xa trong 5-10 năm tới.
Giảm áp lực họp hành không phải là một phong trào cảm tính, các nhà khoa học của Trường Kinh doanh Harvard chứng minh hiệu quả bằng số liệu công bố trên tạp chí HBR vào tháng 3-2022: Sau khi thực hiện các biện pháp giảm họp theo tư vấn, 76 công ty tham gia chương trình khảo sát cho biết khi các cuộc họp giảm 40%, hiệu quả lao động của nhân viên cao hơn 71%.
Làm mới và phù hợp lịch họp giúp các thành viên trong tổ chức từ bỏ những thói quen đã ăn sâu, dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về những vấn đề khó khăn, chuẩn bị trạng thái tốt nhất đến với các cuộc họp vẫn nằm trong lịch trình và tránh khỏi cảm xúc kiệt quệ khi phải tham dự quá nhiều cuộc họp - đặc biệt là những cuộc họp dự đoán là sẽ “căng thẳng”.
Tag
ĐANG HOT
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Đọc thêm
Business Networking
Mạng lưới kết nối của Trí Tuệ Mới
